SAP Programı Nedir? Modülleri, Kullanım Alanları ve ERP’ten Farkı

Farklı departmanlar arasında bilgi kopukluğu, tekrarlanan işler ve geç alınan kararlar… Kurumsal yapılar büyüdükçe bu sorunlar daha da görünür hale gelir.

SAP programı, tüm bu dağınıklığı ortadan kaldırmak için geliştirilmiş merkezi bir yazılım sistemidir. Tek bir platform üzerinden muhasebeden üretime, insan kaynaklarından tedarik zincirine kadar her sürecin eş zamanlı yönetilmesini sağlar.

İşleyişi sadeleştirir, veriyi ortak bir dil haline getirir.

Sizlerle bu içerikte SAP programı nedir detaylıca inceleyeceğiz. SAP ve ERP arasındaki fark, SAP modülleri ve diğer sistem entegrasyonları dahil tüm merak edilenler burada.

SAP Programı Nedir?

SAP, “Systeme, Anwendungen und Produkte” (Sistemler, Uygulamalar ve Ürünler) ifadesinin kısaltmasıdır ve 1972 yılında Almanya’da kurulmuş bir yazılım şirketi tarafından geliştirilmiştir. SAP SE, dünya genelinde ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) çözümleri sunan en büyük sağlayıcılardan biridir.

Satın alma, finans, üretim, insan kaynakları gibi iş birimlerinin tamamı SAP üzerinde tanımlı modüller aracılığıyla çalışır. Her işlem, anlık olarak sistemde izlenebilir ve gerektiğinde diğer modüllerle eş zamanlı iletişim kurar.

Günümüzde SAP programlarının kullanımıyla kurumsal firmalarda yaşanan iletişim karmaşıklığı belirgin ölçüde azalmıştır. Çünkü tüm veriler ortak veritabanında tutulduğu için raporlama süreci nispeten daha pratik hale gelmiştir.

İlginizi çekebilir: Tedarik Zinciri Yönetimi

SAP ile ERP Arasındaki Fark Nedir?

ERP, farklı iş süreçlerinin ortak bir sistemde toplandığı yazılım türüdür. SAP ise bu yazılım türüne ait bir çözümdür. Yani aslında ERP bir kavramdır ve SAP bu kavramın altında geliştirilen ürünlerden biridir.

SAP ERP, ERP sistemlerinin sahip olması gereken tüm temel özellikleri barındırır:

• Modüler yapı,
• Merkezi veritabanı,
• Departmanlar arası entegrasyon,
• Gerçek zamanlı izleme.

SAP’nin ERP içindeki farkı, kapsamlı modül seçenekleri ve farklı sektörlere özel çözümler sunabilmesidir.

İlginizi çekebilir: En İyi CRM Programları

SAP Programı Nasıl Çalışır?

SAP, modül tabanlı bir yapıyla çalışır. Her departman için ayrı modüller tanımlanır ve bu modüller, sistemin genel veritabanı ile entegre halde çalışır. Kullanıcılar yalnızca kendi yetkili oldukları alanlara erişebilir ve işlemler sırasında yalnızca bu modüller üzerinden veri girişinde bulunabilir.

Sistem üzerinde yapılan her işlem eş zamanlı olarak kaydedilir ve ilgili modüllerle paylaşılır.

Böylece SAP programı kullanımı sayesinde manuel müdahale olmadan tüm ilgili departmanlar aynı veriye erişir.

SAP Programının Modül Tabanlı Yapısı

SAP sisteminde her birim kendi görev alanıyla sınırlı bir arayüz üzerinden çalışır. Bu ayrım, sistemin modül tabanlı yapısıyla sağlanır. Her modül işletmenin belirli bir fonksiyonunu karşılar ve kullanıcılar yalnızca görev tanımlarına uygun modüllerde işlem yapabilir.

Örneğin bir gıda firmasında çalışan depo sorumlusu, SAP MM modülünde günlük stok girişlerini kaydederken; muhasebe personeli yalnızca SAP FI modülünde borç alacak kayıtlarıyla ilgilenir.

Depo çalışanı satış raporlarına ya da maaş bilgilerine ulaşamaz. Finans ekibi de ürün giriş çıkışlarını göremez.

Sistem her kullanıcıyı yalnızca kendi işiyle sınırlı tutarak hem veri güvenliğini hem de işlem odağını korur.

SAP Programı Veri Entegrasyonu

SAP programı sadece birden fazla modülü tek bir platformda sunmakla kalmaz, aynı zamanda bu modüller arasındaki bağlantılarla her işlemin zincirleme etkilerini de yönetir. Sistemde bir işlem yapıldığında bu veri, ilişkilendirilmiş diğer modüllere otomatik olarak aktarılır.

Örneğin bir üretim şirketinde satın alma departmanı, yeni hammadde siparişi verdiğinde bu işlem otomatik olarak stok modülünde görünür. Stok seviyesi düşerse sistem, üretim planlamayı uyarır. Ardından finans modülünde borç kaydı oluşur ve tedarikçiye ödeme süreci başlar.

Tüm bu işlemler, tek bir sipariş kaydı ile başlar ve departmanlar arası e-posta, form ya da telefon görüşmesine gerek kalmaz.

SAP ERP Modülleri ve İşlevleri

Her işletme, süreçlerini yönetmek için farklı bölümlere ayrılır. SAP ERP sistemleri, bu bölümler için geliştirilmiş modüllerle çalışır. Her modül belirli bir departmanın ihtiyaçlarına odaklanır ve bu yapıyla tüm şirketin dijital olarak yönetilmesi sağlanır.

Aşağıda, SAP ERP sisteminde en sık kullanılan ana modüller ve işlevleri yer almaktadır.

SAP FI – Finansal Muhasebe

Tüm finansal belgeler bu modül üzerinden yürütülür ve yasal uyumluluk burada sağlanır. Banka hareketleri, fatura kayıtları ve genel muhasebe işleyişi bu modül üzerinden yürütülür. Vergi uyumluluğu, raporlama ve dış denetim ihtiyaçlarına yönelik veriler doğrudan buradan alınır.

Şirketin finansal durumu anlık olarak izlenebilir ve geçmiş dönem karşılaştırmaları yapılabilir.

SAP muhasebe programı Fl modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Genel muhasebe kayıtlarını tutar
• Nakit akışını ve banka işlemlerini takip eder
• Alacak ve borç hesaplarını yönetir
• Vergi hesaplamaları yapar
• Mali tablolar ve raporlar üretir

SAP MM – Malzeme Yönetimi

SAP MM modülü, işletmelerin malzeme ihtiyaçlarını planlaması, tedarik süreçlerini yürütmesi ve stoklarını kontrol etmesi için kullanılır. Hammadde alımından depoya girişe kadar tüm lojistik işlemler bu modül üzerinden izlenebilir.

Tedarikçilerle yapılan anlaşmalar, sipariş takipleri ve envanter hareketleri merkezi olarak kaydedilir.

SAP MM modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Tedarikçi bilgilerini kaydeder
• Satın alma siparişlerini oluşturur
• Malzeme giriş çıkışlarını izler
• Stok seviyelerini kontrol eder
• Fatura eşleştirmesi yapar

Malzeme akışı sistematik biçimde takip edilir. Bu sayede stok fazlası ya da eksikliği gibi problemler erken aşamada tespit edilir.

SAP SD – Satış ve Dağıtım

SAP SD, müşteri siparişinden teslimata kadar tüm satış sürecini kapsar. Faturalama, teklif hazırlama ve teslimat gibi işlemler bu modülde gerçekleştirilir.

SAP SD modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Müşteri siparişi oluşturur
• Fiyatlandırma ve iskonto yönetimi yapar
• Teslimat ve lojistik planlamasını yürütür
• Fatura oluşturur ve muhasebeye gönderir
• Müşteri bilgilerini merkezi olarak saklar

SAP HCM – İnsan Kaynakları Yönetimi

SAP HCM, personel bilgilerini merkezi olarak yönetir. Özlük kayıtları, bordro ve performans değerlendirme gibi işlemler bu modül üzerinden yürütülür.

SAP HCM modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Çalışan bilgilerini arşivler
• Bordro hesaplamaları yapar
• İzin ve vardiya takibi sağlar
• Performans değerlendirmesi yapar
• Eğitim ve işe alım süreçlerini yönetir

SAP PP – Üretim Planlama

Hangi ürünün, ne zaman ve hangi kaynaklarla üretileceği bu modül üzerinden belirlenir. Üretim kapasitesi ve malzeme ihtiyaçları sistem tarafından hesaplanır.

SAP PP modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Üretim emirleri oluşturur
• İş istasyonlarını tanımlar
• Malzeme ihtiyaçlarını hesaplar
• Kapasite planlaması yapar
• Üretim süreçlerini raporlar

SAP QM – Kalite Yönetimi

SAP QM, ürün ve süreç kalitesinin takip edilmesini sağlar. Ürün kabul testleri, denetim ve uygunsuzluk yönetimi bu modülde yer alır.

SAP QM modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Numune alma planı oluşturur
• Kalite kontrol kayıtları tutar
• Uygunsuzlukları raporlar
• İyileştirme süreci başlatır
• Test sonuçlarını analiz eder

SAP PS – Proje Yönetimi

SAP PS, proje bazlı çalışmalarda maliyet, süre ve kaynakların yönetilmesini sağlar. Proje ilerleyişi bu modülde takip edilir.

SAP PS modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Proje yapısı tanımlar
• Zaman ve bütçe planı oluşturur
• Kaynak kullanımını izler
• Harcamaları raporlar
• Proje aşamalarını kontrol eder

SAP PM – Bakım Yönetimi

SAP PM, tesis ekipmanlarının bakım işlemlerini yönetir. Planlı bakım, arıza bildirimi ve maliyet takibi bu modülde yürütülür.

SAP PM modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Ekipman bakım planları oluşturur
• Arıza bildirimleri kaydeder
• Bakım iş emirleri üretir
• Bakım maliyetlerini izler
• Periyodik kontrolleri planlar

SAP FICO – Finans ve Kontrol

SAP FICO modülü, finansal muhasebe (FI) ve maliyet kontrolü (CO) modüllerinin birleşiminden oluşur. Şirket’e dair tüm maliyetler entegre bir yapıda izlenebilir hale gelir.

SAP FICO modülünün temel işlevleri şu şekildedir:

• Bütçe planlaması yapar
• Gelir-gider analizleri üretir
• Maliyet merkezleri tanımlar
• Kar-zarar tabloları oluşturur
• Yönetim raporları sunar

İlginizi çekebilir: Fintech Uygulamaları

SAP Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

SAP kullanan işletmelerin en büyük avantajı, tüm süreçleri tek bir sistemde birleştirmesidir. Satış ekibi tarafından girilen bir siparişin üretim planına anında düşmesi, stok kontrolünün otomatik yapılması ve eksik malzeme için satın alma sürecinin tetiklenmesi gibi işlemler tek adımda gerçekleşir.

Dolayısıyla bu sistemde kullanıcılar, ayrı ayrı sistemlere giriş yapmak zorunda kalmaz. Finans, insan kaynakları, üretim ve kalite kontrol gibi birimler tek ekranda kendi görevlerine odaklanır. Yönetim katmanı, bu dağıtık yapıdan alınan verileri merkezi raporlarda görüntüler.

SAP kullanmanın diğer avantajları ise şu şekilde özetlenebilir:

• Satış, üretim ve muhasebe işlemleri tek işlemle eş zamanlı çalışır
• Farklı birimler arasında manuel veri aktarımına gerek kalmaz
• Dövizli işlemler, vergi hesapları ve ülkeye özgü yasal mevzuatlara göre otomatik uyarlama yapılır
• Denetim ve raporlamalar için geçmiş işlem kayıtlarına kullanıcı bazlı erişim sağlanır
• Organizasyon büyüdükçe sistem yeniden tasarlanmadan yapı genişletilebilir
• Süreçler tanımlı olduğu için çalışanlar yalnızca kendi görev alanlarına odaklanır

SAP Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Sistemde yapılan her işlem, birbirine bağlı modüllere etki eder. Örneğin bir depo personelinin hatalı ürün girişi yapması, üretim planını, maliyet hesaplarını ve satış siparişlerini doğrudan etkileyebilir. 

Yetki tanımlamaları, sadece güvenlik için değil, sistemin işleyişinin korunması açısından da kritiktir. Eğitim almamış kullanıcılar, doğru görünen ama sistemde zincirleme sorun yaratan adımlar atabilir. Ayrıca test edilmemiş güncellemeler, canlı ortamda veri bütünlüğünü riske atabilir.

Uygulama sırasında dikkat edilmesi gereken başlıklar:

• Her kullanıcıya sadece görev tanımına uygun modül erişimi verilmelidir
• Malzeme kodları, birim tanımları ve işlem adımları standartlaştırılmalıdır
• Eğitim almamış personelin sisteme veri girişi yapmasına izin verilmemelidir
• Yeni modüller canlıya alınmadan önce örnek senaryolarla test edilmelidir
• İşlem geçmişi izlenmeli, şüpheli girişler merkezi olarak denetlenmelidir
• Kritik veriler için ikinci onay veya şifreli işlem zorunluluğu tanımlanmalıdır
• Tanımsız süreçler bırakılmamalı, her iş adımı SAP içinde netleştirilmelidir

SAP Programı Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

SAP programının ne olduğu, nasıl çalıştığı ve hangi modülleri sunduğu gibi detayları yukarıda kapsamlı şekilde ele aldık. Şimdi ise kullanıcıların en sık sorduğu kısa ama önemli soruları net cevaplarla açıklayarak aklınızda kalan son noktaları da tamamlıyoruz.

SAP ERP Nedir?

SAP ERP, işletmelerin muhasebe, üretim, insan kaynakları ve tedarik zinciri gibi tüm süreçlerini tek bir sistem üzerinden yönetmesini sağlayan kurumsal yazılımdır.

SAP EWM Nedir?

SAP EWM, depo yönetimini dijitalleştiren ve tüm stok hareketlerini gerçek zamanlı olarak takip etmeye yarayan depo yönetimi modülüdür.

SAP Danışmanı Nedir?

SAP danışmanı, işletmelerin SAP sistemlerini kurmasına, yapılandırmasına ve süreçlerine uygun şekilde kullanmasına destek veren uzman kişidir.

SAP ABAP Nedir?

SAP ABAP, SAP sistemleri üzerinde özel geliştirmeler yapmak için kullanılan, SAP’ye özgü bir programlama dilidir.