Markalaşma sürecinde olan firmaların, sektörel prestij ve güvenilirliklerini artırmak adına kurumsal e-posta kullanmaları gerekli bir adımdır. Birçok küçük işletme sahibi, maalesef hem işle ilgili konularda hem de kişisel konularda aynı e-posta adreslerini kullanır. Bu durum e-postaların iç içe geçmesine ve gelen kutularının karmaşıklaşmasına yol açar.
E-ticaret gibi sektörlerde sürekli e-posta ile müşteri ve tedarikçiyle iletişim halindeyseniz, kurumsal e-posta hesabı olmazsa olmazdır. Eğer e-postalarınızı kişisel bir hesaptan gönderiyorsanız, müşteri ya da potansiyel iş ortaklarına profesyonel bir imaj sunamayabilirsiniz.
Bu nedenle işiniz adına iletişim kurmak istiyorsanız kurumsal e-posta adresine ihtiyacınız olacaktır.
Peki kurumsal e-posta nedir ve nasıl kurumsal bir e-posta edinilir?
Kurumsal E-Posta Nedir?
Kurumsal e-posta, şirketin adını taşıyan ve bilindik e-posta servisleri (gmail, hotmail vb.) yerine şirketinizin özgün adını barındıran e-posta adresidir. Örneğin; kişisel bir e-posta “isminiz@gmail.com” formunda iken, kurumsal bir e-posta “isminiz@firmaniz.com” şeklinde olacaktır.
Bu tür e-posta adreslerinin oluşturulabilmesi için şirketin ilgili internet alan adını önceden satın alması gerekir.
Birçok işletmede kurumsal e-postalar, şirket çalışanlarına ve belirli işlevleri olan departmanlara atanır.
Örneğin; isminiz@sirketadi.com, destek@sirketadi.com ya da bilgi@sirketadi.com gibi. Bu atamalar daha profesyonel ve organize bir iletişim için gereklidir.
Kurumsal e-posta şirketinizin dijital kimliğini güçlendirirken, aynı zamanda müşterilere daha profesyonel ve güvenilir bir izlenim sunar. Ek olarak kurumsal mail hesapları hem güvenlik açısından avantaj sağlar hem de şirketinizin marka bilinirliğini artırır.
Kurumsal E-Posta Nasıl Alınır?
Kurumsal bir e-posta adresi açmak için aşağıdaki adımları izlemeniz gerekir:
- Alan Adı Edinin: İlk olarak istediğiniz kurumsal e-posta adresini oluşturacak olan alan adını almanız gerekecektir. Örneğin, “istediğinizisim.com” gibi bir alan adı seçmelisiniz. Bu kısım e-posta adresinizin @ işaretinden sonraki kısmını temsil eder.
- Hosting veya Sunucu Hizmeti Edinin: E-posta adresiniz üzerinden gelen ve giden tüm iletilerin ve eklerin saklanması için bir hosting veya sunucu hizmetine ihtiyacınız olacaktır. E-posta verilerinizi barındırmak için gereklidir.
- Kurumsal E-Posta Sağlayıcısı Seçin: Bir sonraki adım kurumsal e-posta hizmeti sağlayıcısı seçmektir. Google Workspace gibi sağlayıcılar bu hizmeti sunarlar. Seçtiğiniz sağlayıcıya kaydolabilir ve kurumsal e-posta adresinizi oluşturabilirsiniz.
Bu adımları takip ederek kurumsal mail adresi oluşturabilir ve işletmenizin profesyonel bir şekilde iletişim kurmasına yardımcı olabilirsiniz.
Kurumsal E-Posta ve Kişisel E-Posta Arasındaki Farklar Nelerdir?
Kişisel bir e-posta servisi ile bir işletmeye özel kurumsal e-posta hizmeti arasında çeşitli farklar bulunmaktadır. Eğer firmanın sahibi sizseniz domain üzerinde hakkınız bulunuyorsa bu hesabın tüm kontrol yetkilerine erişiminiz vardır.
Bu sayede işletmeniz için yeni e-posta adresleri oluşturabilir ve çalışanlarınıza özelleştirilmiş e-posta hesapları tanımlayabilirsiniz.
Kurumsal e-posta adreslerine sahip olan profesyonel şirketlerin, marka algılarını olumlu yönde etkiledikleri ve işlerini başarıyla sonuçlandırma olasılıklarının arttığı gözlemlenmiştir.
Kurumsal e-posta ve kişisel e-posta kullanımında, markanızın prestiji ve algısı açısından bazı belirgin avantajlar ve farklar vardır:
- Kurumsal e-posta kullanarak sadece size veya şirketinize özgü bir e-posta adresine sahip olursunuz.
- Kurumsal bir e-posta hesabı, profesyonelliğinizin ve iş ciddiyetinizin bir yansımasıdır.
- Markanızın bilinirliği, kurumsal e-posta kullanımıyla artış gösterir.
- Kişisel e-posta hizmetlerine kıyasla kurumsal e-posta genellikle daha maliyetlidir fakat bu işinize ne kadar değer verdiğinizi gösteren bir yatırımdır.
Kurumsal E-Posta Almanın Avantajları Nelerdir?
E-ticaret platformları ve dijital mecralar üzerinde faaliyet gösteren işletmeler, kurumsal e-posta sistemine geçerek pek çok yenilikçi özelliğin keyfini sürerler.
Firmalar kendilerine ait özel e-posta adreslerini tercih etmelerinin arkasında, bu e-posta sistemlerinin sunmuş olduğu çeşitli faydalar yatar. İşte bu faydaların detayları:
Verileriniz Güvende Olur
Kurumsal maillerin daha güvenli olmasının en büyük sebebi işletmelerin domainlerini koruma üzerinden sıkı bir IT güvenlik süreçlerine sahip olmalarıdır.
Firmaların sağlam bir güvenlik yapıları itibarını korumada büyük rol oynar.
Müşteriler kendilerine ait bilgileri bir firmaya verirken bu bilgilerin güvende olmasını bekler.
Özellikle kredi kartı bilgileri gibi hassas veriler söz konusu olduğunda güvenlik esastır.
Eğer işletmenizin e-posta sistemi güvende değilse ve bu durum bilgi sızıntılarına yol açarsa, müşteri güveni zedelenebilir.
Buna ek olarak kurumsal e-mailler genellikle sınırlı erişime sahip olup, çalışanların dikkatli kullanması beklenir. İş dışında bu e-mailler ile kişisel konularda iletişim kurulmaması önerilir.
Profesyonellik
İş ortaklarınıza ve müşterilere e-posta gönderirken belli bir profesyonellik ve güvenilirlik seviyesini korumanız gerekir.
Eğer şirketinize ait bir e-posta adresiyle iletişim kurmazsanız bu sizi istikrarsız ya da yeterince profesyonel olmayan biri olarak gösterebilir.
Öte yandan bir kurumsal e-posta adresi kullanarak iletişim kurmak, bir işletme adına iletişimde bulunduğunuzu vurgular ve bu sayede karşı tarafa güven aşılamanızı kolaylaştırır.
Artan Marka Bilinirliğini
Kurumsal mail adresleri, marka tanıtımı için adeta maliyetsiz bir reklam aracıdır. Birine e-posta attığınızda alıcı e-posta adresinizde firmanızın domain’ini görerek sizinle ya da şirketinizle ilgili daha çok bilgi alabilir.
Ek olarak önceden tanımadığınız biriyle kurumsal mail adresi aracılığıyla iletişime geçtiğinizde bu durum şirketiniz için ücretsiz bir marka tanıtımı sağlar.
Dönüşümlerinizi Arttırır
Kurumsal bir e-posta hesabı kullanmanın avantajlarından biri de gönderdiğiniz iletilerin güvenilirliğini artırmasıdır. Potansiyel müşterilerde de güvenilirlik hissini arttırdığınız için sizinle iletişim kurmaya daha istekli olurlar.
Örneğin websitenizdeki bir iletişim formu ile potansiyel müşteri bilgileri topluyorsanız, form doldurulduktan sonra kullanıcı otomatik bir yanıt alacaktır.
Eğer bu otomatik yanıt kişisel bir e-posta adresinden geliyorsa, alıcı sizi tanımadığı için dolandırılma endişesi taşıyabilir.
Öte yandan kurumsal mail adresinden gelen bir ileti daha güvenilir olarak algılanır ve müşteri ilişkilerinizde olumlu bir etki yaratabilir.
Kurumsal E-Posta Fiyatları Nelerdir?
Kurumsal e-posta fiyatları seçilen pakete ve servis sağlayıcısına göre değişiklik gösterebilir. Örneğin Google Workspace’in Business Starter kurumsal e-posta fiyatı 2023 73 TL’dir.
Daha geniş Enterprise paketleri için ise ayrı bir kurumsal mail fiyatları uygulanmaktadır.
İşletmelerin en doğru seçimi yapabilmeleri için kendi ihtiyaçlarına ve bütçelerine en uygun paketi değerlendirmeleri gerekir.
Kurumsal E-Posta Ücretsiz Olarak Nasıl Alınır?
Sınırlı bir bütçeniz varsa ücretsiz kurumsal e-posta almak mantıklı olabilir. İşte ücretsiz e-posta hesabı almak için bazı seçenekler:
- Zoho Mail Lite: Zoho iş yazılımlarını içeren bir uygulama paketidir. Zoho hesabınızı oluşturduktan sonra Gmail, Yahoo veya Outlook hesaplarına benzeyen bir e-posta adresi alabilirsiniz. Tüm yazışmalarınız ve kişileriniz Zoho’da senkronize edilir.
- GMX Mail: GMX kullanıcılarına sınırsız e-posta depolama olanağı ile beraber birçok işlevsellik sunmaktadır. Kullanıcılar 10 ücretsiz iş e-posta adresi kaydedebilir.
- ProtonMail: İsviçre merkezli ProtonMail, güçlü şifreleme özellikleri sunar. Gizlilik odaklı olan bu serviste kişisel bilgilerinizi paylaşmanıza gerek yoktur. Ücretsiz bir hesapla 500 MB depolama alanı ve şifreli iletişim imkanı mevcuttur.
Bu seçeneklerle işletmeniz için ücretsiz bir kurumsal e-posta adresi oluşturabilirsiniz.
Ücretsiz kurumsal e-posta hesabı kullanmak işletme adınızı içermeyen genel e-posta hesapları sunar. Bu hesaplar müşterilere marka farkındalığı veya güven gibi kurumsal mail adreslerinin sunduğu avantajları sağlamaz.
Kurumsal E-Posta Örnekleri
Şirketlerin tercih ettiği kurumsal e-posta adresleri şirket içi görev, bölüm ya da çalışanın adına göre şekillenir. İşte yaygın kullanılan kurumsal e-posta örnekleri:
- musterihizmetleri@firmaniz.com
- teknikdestek@firmaniz.com
- satis@firmaniz.com
- bilgi@firmaniz.com
- kariyer@firmaniz.com
Bu tür adresler müşteri ya da iş ortaklarının doğru birim ya da kişiye daha hızlı ulaşmalarını sağlar.
Bir işletmeyi yönetiyor ya da sadece bir şirkette çalışıyor olmanız fark etmez, şirket içinde veya dışında iletişimlerinizde kurumsal bir e-posta adresi kullanmalısınız. Kurumsal mail adresi üst düzey yöneticilerle yapılan görüşmelerden, şirketin kullandığı platformlara giriş yapmaya kadar birçok alanda gerekebilir.
Ayrıca kurumsal e-postalarınız profesyonel bir dilde olmalıdır. Sonuçta bu adreslerle şirket adına iletişim kuruyor, müşterilerinize güven telkin ediyor ve pazarlama mesajları gönderiyorsunuz.
Kurumsal e-posta nedir ve ücretsiz kurumsal e-posta nasıl alınır inceledik. Umarız bu içerik sizlere yardımcı olmuştur.
