Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS) Nedir?

Geniş bayi veya distribütör ağına sahip işletmeler için tahsilat süreçlerini otomatikleştirip garanti altına alması, nakit akışlarını kontrol altında tutmaları için oldukça önemli bir adımdır. Bu nedenle DBS sisteminden faydalanmak, işletmelere operasyonel süreç optimizasyonu ve otomatik tahsilat imkanı sunar.

Peki, DBS ile otomatik tahsilat nasıl yapılır? DBS nedir ve işletmeler için avantajları neler? Tüm bu soruların cevabını bu içerikte anlattık. 

DBS Nedir? 

Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS), firmanın bayisine ya da distribütörüne düzenlediği faturaların otomatik olarak tahsis edilmesine olanak tanıyan bir sistemdir. Bu sistem, bayilerin belirli bir ödeme planı dahilinde yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlar ve bu ödemeler doğrudan işletmenin hesabına aktarılır. 

Doğrudan Borçlandırma Sistemi; tahsilat güvencesi, limit yönetimi, raporlama ve isteğe bağlı olarak bayilere verilen kısa vadeli finansman (kredili DBS) imkanı sunar. Manuel ödeme takibi gerektirmeyen DBS, işletmelere zaman ve iş gücü tasarrufu sağlar. Ayrıca tahsilat riskini azaltır ve işletmelere güvenli bir ödeme altyapısı sunar.

Bu sistem, özellikle nakit akışının düzenli olmasının kritik önem taşıdığı işletmeler için oldukça etkilidir. 

DBS Hesabı Nedir?

DBS hesabı, şirketlerin bayi veya tedarikçi ağlarından gelen fatura tahsilatlarını bankanın tanımlı altyapısı üzerinden otomatik olarak yönetmelerini sağlayan hesap türüdür. DBS hesabında işleyiş basitçe şu şekildedir:

• Ana firma/tedarikçi fatura bilgilerini bankaya iletir 
• Banka bayi bakiyesi ve DBS limitini kontrol eder 
• Şartlar sağlanırsa tutar DBS hesabından ilgili tarafa aktarılır. 

Bu hesap tahsilatın başarıyla gerçekleşmesini garanti ederken limit kullanımını, gecikmeleri ve raporlamayı ise merkezileştirir.

Kredili DBS Nedir? 

Kredili DBS, Doğrudan Borçlandırma Sistemi içinde bankanın bayi/tedarikçi arasındaki tahsilatı kısa vadeli finansman sağlayarak garanti ettiği bir uygulamadır. 

Basitçe söylemek gerekirse, banka tedarikçiye faturayı vadesinde öder; bayi ise bu tutarı banka üzerinden sonradan (anlaşmalı vade ve şartlarla) öder. Bu mekanizma hem tedarikçiye zamanında ödeme garantisi verir hem de bayiye nakit akış esnekliği sağlar.

Kredili DBS sistemi şu şekilde işler: 

• Satış/fatura düzenlenir: Ana firma veya tedarikçi bayi adına fatura keser.
• Talimat ve limit kontrolü: Fatura bilgisi bankaya iletilir; banka bayinin DBS limitini ve kredi uygunluğunu değerlendirir.
• Banka ödemeyi yapar: Banka, anlaşma kapsamında tedarikçiye faturayı öder — tedarikçi için ödeme garantilenmiş olur.
• Bayi bankaya borçlanır: Bayi, banka ile belirlenen vade ve ücret/komisyon koşullarına göre bankaya ödemeyi gerçekleştirir.
• Tahsilat ve raporlama: Banka, tahsilatı takip eder; gecikme, limit kullanımı ve raporlar ana firmaya/bağımsız sisteme iletilir.

DBS ile Otomatik Tahsilat Nasıl Yapılır? 

Ana firma bayileriyle işletme ile bayiler veya müşteriler arasında yapılan anlaşma doğrultusunda çalışır. Bu anlaşma ile ödeme vadesi, limitler gibi finansal detaylar kararlaştırılır. 

DBS ile otomatik tahsilat süreci şu şekilde işler: 

1. Bayi satış yaptığında fatura oluşur.
2. Ana firma ya da ERP faturayı bankaya iletir ve banka bayinin limit ve bakiye kontrolünü gerçekleştirir. 
3. Talimat onaylanırsa, banka anlaşılan vade içerisinde bayiden tahsilatı otomatik gerçekleştir ve tutar ana firmanın hesabına aktarılır. Bu otomatik ve düzenli tahsilat sayesinde nakit akışı sağlanır. 

Kredili DBS’de ise banka, bayi adına kısa vadeli finansman sağlar ve tahsilatı ana firma hesabına zamanında yapar. Bayi, bu tutarı daha sonra bankaya öder. 

Bu süre API entegrasyonlarıyla tamamen otomatik olarak yürütülebilir. 

DBS ile Toplu Ödeme / ERP Entegrasyonu 

ERP ve muhasebe programlarıyla yapılacak verimli bir entegrasyonla DBS’nin sağladığı fayda artar. Toplu ödeme dosyaları veya API panelleri üzerinden fatura, limit ve ödeme tespitleri anlık gönderilip yönetilebilir. Bu sayede manuel dosya hazırlama, ayrı banka dosyaları, insan hatası ve efor kaybı ortadan kalkar. 

Gelişmiş API altyapıları ile onlarca bankaya ve finansal kuruluşa tek bir API entegrasyonu sayesinde ulaşmak mümkün.  Tak ve çalıştır mantığı ile hızlıca entegre edilebilen gelişmiş bir API sistemi ile onlarca banka ve finansal kuruluşa ulaşmak mümkün. Ayrıca bu sistemler, hem KOBİ’ler hem de büyük ölçekli firmalar için uygundur. 

Etkin bir şekilde hazırlanmış API altyapısı, bağlantı kurmanın yanı sıra uygulama geliştirme sürecine de destek sağlar. Geliştiriciler, API dokümantasyonlarıyla kendilerine özel çözümler hazırlayabilirler. Böylece DBS süreçleri, şirketin mevcut işleyişine en uygun şekilde özelleştirilebilir. Firmalar faturalardan tahsilata, limit kontrolünden raporlamaya kadar tüm finansal adımlar tek bir noktadan yönetir. 

İşletmeler için DBS Avantajları Neler?

İşletmeler için DBS avantajları aşağıdaki gibidir:

1. Düzenli ve Öngörülebilir Nakit Akışının Düzenlenmesi: DBS, işletmelerin düzenli tahsilat yaparak nakit akışlarını kontrol altında tutmasını sağlar. Özellikle büyük ölçekli ticari faaliyetlerde bu avantaj, finansal sürdürülebilirlik açısından kritik bir rol oynar. 
2. Tahsilat Riskinin Azaltması: DBS, ödemelerin banka aracılığıyla gerçekleşmesini sağladığı için tahsilat riskini önemli ölçüde azaltır. Kredili DBS ile banka, bayi riskini üstlenir. Bayilerin veya müşterilerin ödeme yapmama ihtimali ortadan kalkar. 
3. Zaman ve İş Gücü Tasarrufu: DBS süreci otomatik olarak işlediği için şirketlere operasyonel tasarruf sağlar.  
4. Güvenilir Ödeme Süreci: Ödeme işlemleri dijital ve güvenli bir ortamda gerçekleştir. Böylece, işletmeler finansal süreçlerini daha profesyonel bir şekilde yönetir.  
5. Raporlama ve Denetim: Anlık limit, gecikme ve tahsilat raporları sayesinde finansal kontrol güçlenir. 

Özetle DBS işletmelere düzenli nakit akışı, tahsilat garantisi ve operasyonel verimlilik sağlar.

Bayiler için DBS Avantajları 

Toplu tahsilat ve zaman yönetimi bakımından DBS, bayiler için önemli avantajlar sunar. Bu avantajlar:

1. Kısa Vadeli Finansman İmkanı: Kredili DBS’de bayi, banka limitinden faydalanarak tedarikçiye anında ödeme yapılmasını sağlar. 
2. Maliyetlerin Düşmesi: Çek/senet/teminat mektubu gibi mekanizmaların gerekliliği azaldığı için maliyetler azalır. 
3. Ödeme Kolaylığı: Tek tıkla veya otomatik olarak fatura ödemesi ile gecikme ve faiz riskinin kolay yönetilmesi sağlanır. 

DBS Limiti Nedir?

Bankanın bayiye tanıdığı kredi limitine DBS limiti denir. Faiz oranları ise bankaya, kredi koşullarına ve limite göre değişiklik gösterir. Yani sabit bir DBS faiz oranı yoktur. Kredili DBS düşünüldüğünde faiz ve komisyon bilgilerini bankanızdan veya DBS sağlayıcı firmadan talep edebilirsiniz.

DBS Limiti Neye Göre Belirlenir?

Bankanın; bayinin ve ana firmanın finansal profilini, işlem hacmini ve kredi riskini değerlendirerek belirlediği tutara DBS limiti denir. DBS limiti belirlenirken mali tablolar, nakit akışı, geçmiş ödeme performansı (kredi notu), ortalama fatura tutarı, işlem sıklığı ve sektör risk profili baz alınır.

DBS Hesabı Nasıl Açılır?

DBS hesabı açmak için banka veya çözüm sağlayıcısıyla ön değerlendirme yapıp gerekli evrakları teslim ederek sözleşme imzalamanız yeterlidir. Sözleşme ve limit onaylandıktan sonra banka hesabı tanımlar, teknik entegrasyon ve testler tamamlandığında DBS hesabı canlıya alınır. 

Finekra’nın DBS Çözümleri 

Finekra ile DBS süreçlerinizi uçtan uca dijitalleştirebilirsiniz. 

Finekra size aşağıdaki seçenekleri ve daha fazlasını sunar: 

• Bayi limit ve bakiye takibi, 
• Bankalara otomatik fatura gönderimi, 
• Bayi paneli ile anlık durum görünümü 
• Toplu ödeme ve ERP entegrasyonu (API desteği) 
• Kapsamlı raporlama. 

Finekra, tek bir panelden çok banka, bayi ve fatura takibi yaparak bankalara ayrı ayrı dosya göndermeye olan ihtiyacı ortadan kaldırmayı amaçlar. Eğer DBS’yi dijital bir platform üzerinden yönetmek istiyorsanız, Finekra gibi API-odaklı çözümler entegrasyon ve raporlama süreçlerini hızlandırır.