İşletmelerin yurt içi ve yurt dışı pazarlarda ürün satışı gerçekleştirmesi, ambalajlama ve paketleme süreçlerinin özenle planlanmasını gerektirir. Özellikle ihracat yapan firmaların, ürünlerinin taşınması ve teslimat sürecinin sorunsuz ilerlemesi için titizlikle hazırlanması gereken belgelerden biri de çeki listesidir.
Peki, çeki listesi nedir? Çeki listesi nasıl hazırlanır? Bu içeriğimizde size çeki listesi örnekleri sunarak bu sorulara yanıt vereceğiz. Ayrıca çeki listesi yerine ne kullanılır gibi konulara da değineceğiz.
Çeki Listesi Nedir?
Çeki listesi, ihracatı yapılan ürünlerin ambalajlama detaylarını, paketleme şekillerini ve toplam paket sayılarını içeren kapsamlı bir dokümandır. Bu liste; ürünlerin kolilerde, paketlerde, rulolarda veya benzeri ambalajlarda nasıl yerleştirildiğini ve toplamda kaç adet olduğunu detaylı bir şekilde açıklar. İhracatla uğraşan firmalar için çeki listesi, gümrük işlemlerinin düzgün ve hızlı bir şekilde yürütülmesine katkı sağlar.
Çeki listesi sevkiyat ve depolama süreçlerini kolaylaştırdığı gibi aynı zamanda doğru bilgilerin girilmesiyle gönderim süreçlerinde herhangi bir aksaklık yaşanmasını önler.
Gönderici ve alıcı firmalar için bir kontrol listesi olarak işlev gören çeki listesi, muhasebe kayıtlarının tutulması ve gerektiğinde belgelendirme işlemlerinin gerçekleştirilmesine yardımcı olur.
Çeki listesinde bulunan bilgiler şu şekildedir:
- Gönderenin ve alıcının bilgileri
- Faturanın numarası ve tarihi
- Gönderinin tarihi
- Paketlerin adedi ve numaraları
- Her bir paketteki ürünlerin tanımı, miktarı ve ağırlığı
- Kolilerin hacmi
- Malların menşei ülkesi
- Gümrük tarifesi kodları
Çeki listesi, koli faturası, teslimat belgesi, ambalaj açma notu, sevk irsaliyesi, teslimat listesi ve müşteri açma notu gibi belgelerle ilişkilendirilebilir. Peki, çeki listesi nasıl hazırlanır?
Çeki Listesi Nasıl Hazırlanır?
Çeki listesi, ihracatla uğraşan firmaların gönderilerini sorunsuz bir şekilde hedef adrese iletebilmesi için hayati bir öneme sahiptir.
Çünkü bu belge, gönderilen ürünlerin detaylarını ve taşıma yöntemlerini belirtir ve eksik veya hatalı bilgi içermesi durumunda nakliye sürecinde sorunlar ortaya çıkabilir.
Çeki listesi için belirlenmiş bir standart format zorunluluğu yoktur, önemli olan belgenin eksiksiz ve doğru bilgileri içermesidir.
Çeki listesi hazırlamak için aşağıdaki adımları takip edin:
- Hazır çeki listesi şablonlarından yararlanarak veya firmanın özel ihtiyaçlarına uygun bir format oluşturarak başlayın. Bu, hem zaman kazandırır hem de belgeyi özelleştirme imkanı sunar.
- Gönderen ve alıcının iletişim bilgileri, fatura numarası ve tarihi, gönderinin tarihi gibi temel bilgileri eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurun.
- Her bir paketin numarası, adedi, hacmi, cinsi ve ambalaj malzemesi gibi detayları belirtin.
- Ağırlıkları net ve brüt olarak kilogram cinsinden ifade edin.
- Paketlerde yer alan ürünlerin detaylı tanımını yapın ve miktarı, gümrük tarifesi kodu, menşei ülkesi ve birim fiyatı gibi bilgileri ekleyin.
- Gerektiğinde taşıma şekli, teslimat tarihi ve özel talimatlar gibi ek bilgileri de belgeye ekleyin.
- Çeki listesini yetkili bir kişi tarafından imzalayın ve güncel tarih atmayı ihmal etmeyin.
- Hedef ülkenin resmi dili farklıysa çeki listesini o dile çevirmeyi unutmayın.
- Hazırladığınız çeki listesini nakliye firmasına ve alıcı firmaya teslim ederek gönderim sürecini başlatın.
Çeki listesi oluşturulurken titizlikle doğru bilgilerin sağlanması, ihracat işlemlerinin verimli bir şekilde yönetilmesini ve olası sorunların önlenmesini sağlar. Yukarıda belirtilen adımları takip ederek eksiksiz bir çeki listesi hazırlayabilirsiniz.
Özellikle Proforma Fatura veya Commercial Invoice gibi resmi belgelerde yer alması gereken tüm bilgilerin çeki listesi üzerinde de bulunması önemlidir.
Çeki listesi için hazır şablonlar mevcut olmakla birlikte, bu alanda resmi bir standart şablon bulunmamaktadır. Bu nedenle her firma kendi ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine uygun bir çeki listesi hazırlama özgürlüğüne sahiptir.
Çeki Listesi Örnek Doküman 2024
Bizler sizin için bir adet örnek çeki listesi oluşturduk. Aşağıdaki linkte bulunan çeki listesi örneği üzerinden kendi ihtiyaçlarınız doğrultusunda düzenlemeler yapabilirsiniz.
Çeki listesi örneği özelleştirebilir olsa da listede mutlaka olması gereken bazı detaylar mevcuttur. Şimdi bir de çeki listesinde olması gerekenler nelerdir, beraber inceleyelim.
Çeki Listesinde Bulunması Gerekenler Nelerdir?
Çeki listesi, gümrük ve limanlarda sorun yaşamamak için düzenli şekilde hazırlanmalı ve tüm gerekli bilgileri içermelidir. Hem gönderici hem de alıcı firma bilgileri ile birlikte ürüne ait detaylı bilgilerin doğruluğu, transfer sürecinde sorunların önlenmesine yardımcı olur.
Çeki listesinde bulunması gerekenler şu şekildedir:
- İhracatçı firmanın ismi, adresi, telefon numarası, e-posta adresi,
- İthalatçı firmanın ismi, adresi, telefon numarası, e-posta adresi,
- Türkçe hazırlanıyorsa “Çeki Listesi“, İngilizce hazırlanıyorsa “Packing List“, her iki dilde hazırlanıyorsa “Çeki Listesi / Packing List” ibaresi,
- Fatura numarası, fatura tarihi,
- Gönderinin tarihi,
- Her bir paket için: paket numarası, paket adedi, paket hacmi, paket cinsi, ambalaj malzemesi, brüt ağırlık, net ağırlık,
- Her bir ürün için: ürün tanımı, miktar, gümrük tarifesi kodu, menşei ülkesi, birim fiyat,
- Taşıma şekli, teslimat tarihi, özel talimatlar, (varsa)
- İmza ve tarih,
- Çeviri (hedef ülkenin resmi dili farklıysa, çeviri gerekebilir).
Ayrıca çeki listesi hazırlanırken her bir konteyner için ayrı bir liste oluşturulmalı ve her liste için kaşe ve imza kullanılmalıdır. Kaşe veya imza bulunmayan bir çeki listesinin geçerliliği olmayacaktır.
Dolayısıyla konteynerin içeriği için tek bir çeki listesi hazırlanmalı ve farklı konteynerler için ayrı listeler oluşturulmalıdır.
İhracat Yaparken Çeki Listesi Neden Gereklidir?
Çeki listesi, uluslararası ticarette temel belgelerden biridir. Bu belge, gönderilen ürünlerin miktarını ve detaylı tanımını içermekte olup aynı zamanda malın gönderildiğine dair resmi bir ispat belgesi olarak kullanılır. Gümrük işlemleri, taşıma düzenlemeleri ve ödeme süreçleri gibi birçok alanda önemli bir referans noktası olan çeki listesi, ticaretin güvenilirliğini sağlar.
Mal ihraç edenler için çeki listesi neden gereklidir diye bakacak olursak:
- Ürün Miktarı ve Tanımı: Çeki listesi, gönderilen ürünlerin miktarını ve detaylı tanımını içermekte olup, alıcıların malın doğruluğunu kontrol etmelerine ve gerekli durumlarda talepte bulunmalarına olanak tanımaktadır.
- Dokümantasyon İspatı: Çeki listesi, malın gönderildiğine dair resmi bir ispat belgesidir ve taşıyıcıya, alıcıya veya gümrük yetkililerine sunulabilir. Ayrıca taşıma işlemlerinin kanıtını oluşturur.
- Menşe Bilgisi: Bazı ülkeler, ithal edilen malların menşe ülkesine ilişkin belgeler talep eder. Çeki listesi bu bilgileri içerebilir ve dolayısıyla ihracat sürecinde önemlidir.
- Gümrük İşlemleri ve Veritabanları: Çeki listesi, gümrük müşavirlerine ve gümrük yetkililerine gerekli bilgileri sağlar. İthalat veritabanlarına giriş yapılırken kullanılan önemli bir belgedir.
- Tehlikeli Mal Bildirimi: Tehlikeli mal gönderimi durumunda çeki listesi bu durumu belirtir.
- Konşimento ve Taşıma: Uluslararası taşıma şirketleri, taşıma işlemlerini gerçekleştirebilmek için konşimento talep ederler. Çeki listesi, bu taşıma işlemlerinin düzenlenmesinde ve konşimento alınmasında kullanılır.
- Ödeme ve Akreditif İşlemleri: Mal ihracatında akreditif işlemleri altında gerçekleştirilen ödemelerde, çeki listesi geri ödemenin yapılmasını destekleyen bir belge olarak işlev görür.
Doğru hazırlanmış ve güncel tutulmuş çeki listeleri, ticaret işlemlerinin sorunsuz ve etkin bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur ve ticaretin tarafları arasında güven oluşturur. Bu nedenle ticaret aktörlerinin çeki listesi hazırlama ve yönetme süreçlerine gereken önemi vermeleri gerekir.
Çeki Listesi Yerine Ne Kullanılır?
Otomatik tartı cihazlarından çıkan “kantar fişleri”, kamyon veya vagon ile yapılan taşımalarda çeki listesi yerine geçebilir. Fakat ödeme şekli olarak akreditif tercih edilmişse, kantar fişlerinin kabul edileceğinin akreditif mektubunda açıkça belirtilmesi gerekebilir.
Bu belge, malların taşınması sırasında oluşabilecek hasarlar durumunda önemlidir. Sigortalı malların hasar görmesi halinde, hasarın miktarı ve tazminatın nasıl düzenleneceği sigorta şirketi tarafından çeki listesine dayanarak belirlenebilir.
Çeki Listesi Kim Tarafından Düzenlenir?
Çeki listesi, gümrük işlemlerinde kullanılmak üzere tamamen ihracatı yapan firmanın sorumluluğundadır. Bu nedenle, çeki listesi ihracatı yapan satıcı veya gönderici firma tarafından hazırlanır.
Ayrıca çeki listesi alıcı ülke gümrüğü için yabancı dilde (genellikle İngilizce) düzenlenerek (Packing List olarak da bilinir) alıcıya iletilir. Bu belge, paketler içindeki malların cinsi ve miktarı gibi bilgileri belirtmek için satıcı tarafından hazırlanır.
